Sebuah kegiatan dengan banyak peserta tentu harus membutuhkan banyak persiapan yang matang. Sehingga acara tersebut dapat berjalan dengan sukses dan juga lancar. Pengelolaan kegiatan atau acara yang diselenggarakan tidaklah mudah, untuk itu Anda perlu paham betul apa yang harus dilakukan.
7 Tips Sukses Menjalankan Acara
Untuk bisa menyelenggarakan acara dengan sukses dan lancar ada beberapa hal uang harus Anda perhatikan. Berikut merupakan 7 tips sukses yang harus diperhatikan saat akan menjalankan sebuah acara.
- Menggodok konsep acara
Saat akan membuat sebuah acara yang pertama harus diperhatikan yaitu konsep acara yang akan dibuat. Konsep acara ini menjadi benang merah dalam sebuah acara bersamaan dengan tema sebuah acara. Konsep ini merupakan salah satu penentu kesuksesan dari sebuah acara.
Konsep dan juga sebuah tema yang unik dan berbeda akan memberikan kesan tersendiri yang tentunya kesan positif dari peserta yang hadir di acara tersebut. Oleh karena itu, Anda perlu menggodok konsep yang akan ditampilkan secara matang. Bukan hanya sekedar merencanakan tanpa ada pematangan konsep.
Jika acara yang dijalankan memiliki konsep yang tidak matang maka akan merugikan untuk pihak penyelenggara karena hanya akan mengecewakan peserta atau penonton yang datang.
Jika ingin membuat sebuah rencana usahakan untuk semua panitia menyampaikan isi kepala terkait dengan konsep yang akan dibuat.
- Membuat anggaran terperinci
Tips kedua yang harus diperhatikan jika ingin membuat sebuah acara dengan sukses yaitu memikirkan biaya operasional atau anggaran secara lebih terperinci. Anda perlu membuat budgeting untuk menjadikan sebuah gambaran terkait dengan biaya operasional yang dibutuhkan dari mulai perencanaan hingga pasca acara.
Sebelum melakukan budgetin ini sebaiknya panitia melakukan survey harga terlebih dahulu untuk dapat mengetahui harga yang pas dan tepat untuk membuat anggaran. Survey bisa dilakukan dengan mengunjungi langsung toko atau melalui marketplace yang terdekat dari lokasi Anda.
- Merencanakan rundown dari lama
Rundown perlu direncanakan dari waktu lama atau jauh-jauh hari hal ini untuk memastikan bahwa pengisi acara bisa datang di acara tersebut. Terlebih lagi jika pengisi acara yang akan diundang merupakan seorang yang sibuk. Anda harus membuat janji dari jauh-jauh hari sehingga rundown acara sudah harus tersusun paling tidak gambaran kasar dari acara tersebut.
Dengan begitu akan lebih memudahkan Anda dalam melaksanakan acara dan menghubungi pengisi acara yang harus datang. Panitia juga harus memberikan rundown dan SOP ke semua panitia dan pengisi acara. Paling tidak seminggu sebelum acara rundown dan SOP harus sudah jadi.
- Membuat timeline
Timeline merupakan hal yang sangat penting untuk dibuat karena timeline ini bisa jadi sebuah kontrol. Sebagai contoh rundown harus dibuat di bulan sekian, progres acara harus sudah 70% di bulan sekian. Dengan rundown ini akan membuat Anda jadi lebih terkontrol dalam merancang acara.
Timeline membuat panitia jadi lebih tepat waktu karena timeline ini sebagai pacuan panitia untuk melakukan tugasnya. Timeline ini juga sangat membantu untuk memastikan semua pihak bisa menjalankan kewajibannya dengan tepat waktu.
- Membuat banyak rencana
Tips yang selanjutnya yaitu membuat banyak rencana cadangan dalam sebuah acara. Meskipun Anda sudah merancang acara sesempurna mungkin tetapi tidak memiliki rencana cadangan pasti akan lebih sulit. Karena jika Anda rencana awal yang Anda miliki tidak berjalan sempurna maka Anda akan kebingungan mencari rencana cadangan.
Berbeda dengan jika Anda sudah punya rencana cadangan dan tidak hanya satu rencana cadangan. Semuanya akan jauh lebih mudah, pasalnya Anda tidak perlu untuk bingung memikirkan rencana lainnya.
- Final check
Yang tak kalah penting untuk dilakukan yaitu final check, Anda perlu melakukan pengecekan setidaknya satu minggu sebelum acara berlangsung apakah semua sudah siap. Final check dilakukan untuk mengetahui apa saja yang kurang sehingga Anda bisa mempersiapkan kembali dalam waktu yang tersisa.
Final check ini jangan sampai ditinggalkan karena jika terlewat dan sampai sehari sebelum hari H tidak melakukan final check maka Anda akan keteteran jika ada sesuatu yang kurang.
- Kerjasama anggota
Terakhir, meskipun Anda punya konsep acara yang matang dan menarik, perencanaan yang hebat, tetapi akan gagal jika antar anggotanya tidak memiliki kerjasama tim yang baik. Kerjasama tim ini sangat penting dimiliki oleh setiap anggota untuk mengeksekusi acara yang akan dijalankan.
Kerjasama dan koordinasi yang baik antara anggota tim akan sangat membantu dalam menyukseskan acara yang akan dijalankan.
Itulah beberapa tips yang harus Anda lakukan untuk dapat menjalankan sebuah acara dengan lancar dan sukses. Kerjasama tim selalu diperlukan dalam kondisi apa pun sehingga acara bisa berjalan sesuai dengan rundown. Semoga informasi tersebut dapat bermanfaat dan selamat mencoba.